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Compte rendu du GT du 4 décembre 2012 : Le-s métier-s de secrétaire en EPLE - Sgen-CFDT Champagne Ardenne 256

Compte rendu du GT du 4 décembre 2012 : Le-s métier-s de secrétaire en EPLE


MAJ du 5 janvier 2013 - Auteur : Anne POMMETMilitante Sgen-CFDT Académie de Reims
Groupe de travail du 4 décembre 2012 - Rectorat de Reims
Le(s) métier(s) de secrétaire en EPLE : intendance / direction


Une douzaine de personnes présentes : représentants AI, Unsa, CGT, FSU, Sgen ; et la secrétaire générale du rectorat (S.G.)

Réunion demandée par des chefs d'EPLE car le rectorat n'avait pas vu la nécessité d'un G.T....

La S. G. constate qu'il faut se poser la question des emplois qu'on met sur une mission et est consciente que le barème d'implantation est à revoir. Il faut lier missions et évolution des établissements vers la concentration voulue par la carte comptable.
On va de fait vers un pôle administratif commun mais malgré la charte de pilotage de 2007, s'il y a eu transfert de charges, concrètement rien n'a bougé au niveau des personnels administratifs.

Pour les syndicats, la question de départ vient souvent de la surprise des collègues en arrivant sur un poste qui ne correspond pas au descriptif tel qu'il apparaît au mouvement.
La confusion vient notamment lorsqu'un poste se libère en cours de mouvement et que le chef d'établissement a reconfiguré les postes au cours de l'été en modifiant la répartition des tâches.

La SG fait remarquer qu'il revient à chaque agent de vérifier l'adéquation entre le descriptif et la réalité en prenant contact avec l'établissement/le service concerné.

L'autre problème rencontré par les secrétaires est le manque de formation en particulier sur les applications propres à l'académie et les progiciels qu'on utilise 1 fois par an.

Un chef d'établissement réclame une polyvalence pour qu'au moment des pics d'activité, il soit possible de passer d'une fonction à l'autre. Les syndicats acquiescent à cette idée si et seulement si c'est sur la base du volontariat.

Et pour pouvoir décloisonner les compétences et passer d'une fonction administrative à une fonction gestionnaire, il faut une bonne connaissance des logiciels et des tâches à accomplir.

L'une réclame une formation approfondie commune à toutes pour Word et Excel.

S'il existe des formations pour les secrétaires, c'est trop loin : il faudrait une offre locale.

Enfin - et la remarque est générale et pas nouvelle - on dénonce l'impossibilité de se préparer en amont à une nouvelle affectation : il faut être opérationnelle dès le 1er septembre alors qu'il faut en même temps découvrir tout l'environnement professionnel. Comment remédier à ce problème ??? On demande de pouvoir accéder au Paf en vue d'une mutation. Or actuellement il est bloqué : on ne peut se former qu'une fois nommé-e et sur un stage en rapport avec ses missions. Il faut ouvrir le Paf à la notion de perspective de carrière !!!

On ne peut pas se contenter de répéter qu' « il faut se former sur le tas » et de dire qu'on doit pouvoir basculer d'un poste à l'autre : il faut donner aux personnes les moyens de se former sur leur temps de travail mais pas sur leur lieu de travail, sérieusement et non 1 heure par ci-par là dans leur propre bureau où il n'y a pas moyen d'être tranquille 5 minutes !

Il y a un fort sentiment d'insatisfaction chez les personnels qui sont trop souvent dans la débrouille et qui perdent beaucoup de temps au téléphone avec d'autres collègues pour régler des problèmes techniques liés aux applications.

Un chef d'établissement réclame un secrétariat basé sur un fond commun de compétences avec des passerelles pour pouvoir passer d'une base de données à l'autre. La SG acquiesce.

Une collègue fait remarquer que les missions et les tâches ne sont plus les mêmes à 10 ans d'écart mais que l'argent n'est plus là pour accompagner les personnels dans l'actualisation de leurs connaissances et savoir-faire.

Le chef d'établissement soulève la question des contractuelles qui s'en vont le 30 juin et des nouvelles qui arrivent à la rentrée : il faudrait garder les mêmes.

La SG met en garde par rapport au respect de l'ancienneté et des titulaires.
Par ailleurs, l'objectif est de « repyramider » et cesser de recruter des contractuelles.

Qqu'un fait remarquer que bcp de secrétaires compétentes et exerçant des tâches autres que d'exécution ne passent pas de catégorie C en B à cause des contraintes des nominations qui peuvent entraîner un éloignement. Il suggère de valoriser de pair stabilité et compétence/responsabilité.

La SG oppose un refus catégorique : il faut éviter que les EPLE deviennent des microcosmes fermés sur eux-mêmes. Il convient de faire avancer l'ensemble et que tout le monde se professionnalise... d'ailleurs « pour faire un B, il faut 2 C » et on est obligé de tenir compte de l'attractivité.
Par ailleurs, la Charte de pilotage n'est pas un document de référence, et même au niveau national elle n'apparaît plus. En revanche, le socle commun, on peut le faire.

Une expérience de fusion réussie de collèges à Langres montre que les personnels apprécient une mise à plat de toutes les fonctions et les tâches à l'occasion de la fusion.

Ce qu'on peut faire c'est lister les applications communes à un pôle administratif d'un EPLE et noter tout ce qui relève d'une spécialité.... et faire apparaître cela dans les fiches de poste.

De plus le chef d'établissement qui veut réorganiser ses services en interne doit mettre à jour le descriptif des postes, de même il doit signaler les changements en cours dès qu'il en a connaissance.

Les fiches d'aide aux applications propres à l'académie sont inutilisables : elles sont tellement peu explicites que personne n'y comprend rien !

Les collègues de la CGT réclament des formations en présenciel et à proximité.

La SG répond qu'il y a un protocole d'enquête sur les besoins en formation des personnels.
Elle assure qu'une formation est proposée sur la nomenclature des CSP nécessaire à la gestion de la base de données Elèves.

Les collègues insistent pour que systématiquement toute installation d'un nouvel outil informatique / bureautique soit accompagnée d'une formation.

Les secrétaires souhaiteraient par ailleurs avoir un retour sur les travaux qu'elles ont réalisés.

La CGT réclame la révision de la carte des emplois. Elle insiste sur le fait que dans les EPLE ruraux en sous-effectif, les personnels sont surchargés et exercent de fait des fonctions au-delà de leur catégorie. Elle dénonce le fait que des contractuelles soient gestionnaires. Vu la responsabilité tous les gestionnaires devraient être de catégorie A...
On souligne aussi le fait que la gestion des RH en secrétariat de direction prend beaucoup trop de temps. Le travail en réseau pourrait constituer une réponse à ce problème : la dimension juridique pourrait être traitée par une personne référente spécialisée sur un point précis. La SG encourage à s'organiser dans ce sens.

Elle ajoute que certaines des 6 fonctions de gestion des EPLE pourraient être mutualisées autrement, mais qu'il faut veiller à équilibrer les fonctions quand on revoit les barèmes pour ne pas trop bouleverse la dotation théorique d'un établissement.

Oui, mais il faut maintenir une équité entre les collèges ruraux et urbains...

Conclusions : points énoncés par la SG comme faisant l'objet d'une action :
  1. les coordonnateurs territoriaux seront sollicités pour enquêter sur les besoins en formation des secrétaires.
  2. une offre de formation en présenciel et par département va être proposée avec des personnes ressources par thème.
  3. des fiches-métiers vont être formalisées et les applications propres à l'académie y seront associées ; les critères d'évaluation seront revus avec valorisation des tâches et prise en compte de l'évolution du métier en terme de responsabilité, vigilance, discrétion, loyauté, capacité à gérer les situations de conflit, etc.
  4. la carte des emplois va être refaite sur 2014 avec pour objectif la résorption des contractuels
  5. les fiches d'aide vont être rédigées de nouveau (démarche Qualité) pour être facilement utilisables
  6. le barème est à revoir
PROCHAIN GT : février 2013
sur la mutualisation des activités (hors comptabilité) ????



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